Fraude: você ainda vai sofrer uma! (Parte 4/4)

Como prevenir e detectar fraudes?

A fraude começa pequena e vai ficando maior até que algo não usual é notado por alguém. Para prevenir-se e detectá-la, temos alguns passo essenciais:

        “Tone at the Top” – O proprietários da empresa, sua diretoria e alta gerência têm que criar um código robusto de conduta ética e comunicá-lo de forma efetiva e constante para todos na organização. Seriedade na condução dos negócios e firmeza na investigação e punição aos eventuais infratores são fundamentais. Nesses casos exemplos valem mais que palavras;

2-     Um bom sistema de Controle Interno, com adequado nível de supervisão, de segregação de funções e de níveis de autoridade, é fundamental para inibir o elemento “oportunidade” do triângulo da fraude;

3-   Um bom sistema de indicadores-chave de performance, com a evolução  das principais variáveis de negócio (Vendas, Custo, Despesas, Capital de Giro, Ativos Fixos) podem indicar sinais de alerta que devem ser investigados;

4-     Uma linha telefônica hotline para denúncias é imprescindível, pois o maior índice de descobertas de fraude provem de dicas e denúncias. A linha tem que garantir sigilo e proteção para quem denuncia e deve ser divulgada exaustivamente, inclusive no código de conduta ética, quadro de avisos, intranet etc;

5-     Auditoria surpresa também é um excelente mecanismo para detectar e mesmo coibir a fraude. Elas evitam a preparação prévia por parte da área auditada e tem um caráter inibidor eficaz;

6-     A avaliação preliminar do passado de funcionários, fornecedores e prestadores de serviços, sempre dentro do permitido pela lei, é muito importante para averiguar histórico profissional, educacional, de crédito, fiscal e até de antecedentes criminais;

7-     Sobre os crimes eletrônicos, é possível escrever um livro. Porém, minimizar downloads; centralizar banco de dados, reduzindo o acesso apenas a quem precisa e só pelo tempo necessário ao projeto, com um bom sistema de senhas e trilhas; além de treinamento contra hackers já é um bom começo;

8-     Programa de apoio aos funcionários: diferentemente dos itens anteriores, que visam minimizar a oportunidade, um programa de suporte aos funcionários lida com o lado “Motivo” do triângulo da fraude, ao oferecer aos funcionários apoio psicológico e social nos momentos difíceis que, por certo, todos nós podemos passar, evitando que os mesmos procurem resolver seus problemas pelo lado da fraude;

 

Concluindo, caro gestor, não há como anular as dificuldades e pressões às quais o ser humano está sujeito e que podem levá-lo à fraude, mas seguindo os oitos passos recomendados, é possível se prevenir e detectar mais rapidamente a fraude. Do contrário, só lhe resta o lado “Racionalização” do triângulo da fraude para se justificar dizendo “ninguém podia imaginar que este cara pudesse ter feito isso comigo”.